Chcesz się dowiedzieć, jak wygląda prawidłowa rozmowa telefoniczna? Chciałbyś wykonując telefon przy okazji zdobyć sympatię potencjalnego klienta? Jeśli tak, to ten wpis jest właśnie dla Ciebie.
Jak przeprowadzić prawidłową rozmowę przez telefon?
Wirtualna asystentka każdego dnia podejmuje nowe i coraz to ciekawsze wyzwania, jakie stają jej na drodze. Czy to niespodziewanie spotkanie, napisanie e-maila, nagłe zadanie z bardzo krótkim deadlinem albo wykonanie telefonu do klienta lub innego interesanta. I to na rozmowie telefonicznej się dzisiaj skupimy.
O czym warto pamiętać podczas prowadzenia rozmowy przez telefon?
1. Przedstaw się wyraźnie
Nie omijaj tego! Niekiedy w natłoku obowiązków, braku i presji czasu zapominamy o tym, jednak niesamowicie ważne jest to, aby np. klient wiedział, z kim rozmawia. Drugą sprawą jest fakt, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz, a przedstawienie się jest jednoczesnym przywitaniem i zaproszeniem do rozmowy ☺ Drugą ważną kwestią jest przedstawienie się WOLNO i WYRAŹNIE, aby rozmówca rzeczywiście wiedział, kto do niego dzwoni. Trzecia rzecz: gdy to Ty odbierasz telefon, odczekaj parę sekund, zanim zaczniesz mówić. Często telefon zaczyna zbierać dźwięk, jak dzwoniący jest w połowie zdania.
2. Dbaj o tempo
Rozmowa przez telefon jest już utrudniona okolicznościami niewidzenia siebie nawzajem i gorszym słyszeniem siebie. A przecież podczas rozmowy zależy nam na tym, aby druga osoba nas słyszała. W momencie, kiedy się stresujemy automatycznie mówimy szybciej, dlatego w większości przypadków dobrą radą będzie mówienie wolniej.
3. Nie przerywaj
Pomijając fakt, że jest to niegrzeczne i może być oznaką braku szacunku, dodatkowo „wybija z rytmu” i może doprowadzić do nieporozumień. Np. kiedy jedna osoba zakłada, że wie, co druga chce powiedzieć, a okazuje się, że wcale tak nie było.
4. Upewnij się i dopytuj
Nie dość, że unikniesz pomyłki, to dodatkowo dasz rozmówcy do zrozumienia, że jest ważny.
5. Zarządzaj ciszą
Podczas, gdy nastaje cisza, ponieważ musisz coś np. sprawdzić, daj rozmówcy znać, co w danym momencie robisz. Ważne jest, aby wiedział, że zajmujesz się jego sprawą oraz aby cisza nie zniecierpliwiła rozmówcy.
6. Unikaj porozumiewania się z kimkolwiek innym podczas rozmowy
Nie dasz rady zachować podzielnej uwagi, którą powinieneś poświęcić w danym czasie jednemu rozmówcy. Aby stworzyć dobrą relację z np. klientem, musisz dać mu do zrozumienia, że jest ważny. Wasza rozmowa w miarę możliwości powinna zostać niezakłócona.
7. Dziękuj
Rozmówcy warto dziękować, chociażby za poświęcony na tę rozmowę czas. Wielką moc, jaką mają podziękowania opisała Monika Madejska na swoim blogu. Serdecznie polecam ten artykuł.
8. Pozwól, aby klient rozłączył się pierwszy
Postępujesz w ten sposób jak „dobry gospodarz, odprowadzający do drzwi”.
Proste, prawda?
To 8 zasad, dzięki którym każda Twoja przyszła rozmowa telefoniczna powinna skończyć się sukcesem, być przyjemna zarówno dla Ciebie, jak i Twojego rozmówcy.
Zapraszamy do kontaktu, tutaj.
Zespół Assisteo