Jeżeli zadajesz sobie to pytanie, to prawdopodobnie masz za dużo na głowie albo problem tkwi w organizacji czasu. Zarówno w jednym jak i w drugim przypadku pomóc może zastosowanie się do kilku zasad oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi. Poniżej przedstawię Ci moje propozycje. Są przetestowane i działają! 😊

Prowadź kalendarz

Zrób sobie nawyk zapisywania w kalendarzu ważnych terminów i rzeczy do zrobienia. Dzięki temu po pierwsze nie zapomnisz o spotkaniu z klientem, terminie oddania projektu czy wizycie u lekarza, a po drugie uporządkujesz sobie nadchodzące terminy, poukładasz prace. Dzięki temu poczujesz, że Twoje zadania są poukładane i prawidłowo rozplanowane w czasie.

Możesz korzystać z formatów papierowych lub elektronicznych, to kwestia preferencji. Każda opcja ma swoje wady i zalety – kalendarz elektroniczny możesz mieć zawsze przy sobie w telefonie, laptopie czy tablecie, ustawiać przypomnienia, czy wydarzenia cykliczne. Możesz go też współdzielić z innymi osobami (np. w ramach Google Family). Gorzej, gdy jesteś poza domem, a Twoje urządzenie się rozładowało. Tutaj górą będą zwolennicy papierowej wersji. Jeżeli czerpiesz też przyjemność z samej czynności pisania i masz słabość do estetycznych gadżetów, to wybór będzie prosty.

Twórz listy zadań

Kalendarz pomaga w rozplanowaniu prac na szerszej przestrzeni czasowej, natomiast lista zadań jest checklistą, którą będziesz tworzył cyklicznie – dla każdego dnia, dwóch dni czy tygodnia. Ułożenie spisu rzeczy do zrobienia daje Ci kontrolę nad tym, co jeszcze jest do wykonania. Zyskujesz świadomość i kontrolę nad zadaniami i pewność, że nic Ci nie umknie.

Dodatkowo, odhaczanie załatwionych spraw daje dużo satysfakcji i dodatkowo motywuje do działania.

Ustalaj priorytety

Przygotowując swoją listę zadań pamiętaj żeby uporządkować je od najważniejszych i najpilniejszych do takich, które mogą poczekać. Gdy planuję swoją codzienną „to do” listę to w pierwszej kolejności ustawiam zadania, które są najpilniejsze i najtrudniejsze do wykonania. Na początku pracy nie jesteśmy tak zmęczeni jak po całym dniu, dlatego nasza działania są bardziej wydajne. Nie zostawiaj trudnych rzeczy na koniec – nie dość, że będziesz miał większy kłopot z ich wykonaniem (w tym z motywacją), to w dodatku Twoja praca będzie mniej efektywna. Już pominę to, że cały dzień będziesz myślał o tym, co Cię czeka na koniec.

Pracuj w skupieniu

Postaraj się wyeliminować wszystkie rozpraszacze. Wycisz i odłóż telefon gdzieś poza zasięg Twoich rąk, a najlepiej również wzroku. Sprawdzenie maila, wiadomości na WhatsAppie czy nowego tweeta jest z pewnością bardzo kuszące, ale nie daj się temu. To początkowo może być trudne, w szczególności gdy Twoja praca wiąże się na stałym kontakcie z klientem, ale postaraj się używać telefonu więcej i częściej niż jest to konieczne.

Wolisz pracować w ciszy czy przy muzyce? Jeżeli przy muzyce to jakiej? Może coś szybkiego i energicznego pobudzi Cię do działania? A może jednak lepiej postawić na backgroundowe dźwięki czy szum morza? Potestuj, sprawdź, co pomaga Ci się skupić. Jeżeli stawiasz na ciszę, a pracujesz w zatłoczonym miejscu spróbuj skorzystać ze stoperów do uszu. Sama korzystałam z nich wiele lat – najpierw podczas nauki, a później w pracy. Można się do tego przyzwyczaić, a efekty są tego warte. 😊

Postaw na automatyzację

Zastanów się, które czynności zajmują Ci dużo czasu. Czy wysyłasz dużo maili o powtarzalnej treści? Masz wrażenie, że łatwiej znaleźć tę przysłowiową igłę w stogu siana niż notatki w Twoim kalendarzu? Spróbuj utworzyć szablony maili i przetestuj aplikację do porządkowania zadań lub skorzystaj z kalendarza w telefonie. Nie wszystkie propozycje przypadną Ci do gustu i to też jest ok. Po prostu wypróbuj, bo warto.

Deleguj zadania

Każdego dnia wykonujesz sporo czynności zawodowych, których tak naprawdę nie musisz robić samodzielnie. Podziel się zadaniami i skup się na tematach naprawdę istotnych dla funkcjonowania Twojej firmy. W branży jest mnóstwo kompetentnych osób, które pomagają w prowadzeniu biznesu. Wirtualne Asystentki i Wirtualni Asystenci zawodowo robią to, na co przedsiębiorcom zwykle nie starcza czasu. Zachęcam Cię, poznaj nas, a przekonasz się, że możemy Ci pomóc.