Codziennie wchodzimy w interakcje z różnymi osobami – spośród naszej rodziny lub znajomych, a także z kręgu współpracowników czy klientów. Z częścią osób mamy świetny kontakt, rozumiemy się bez słów, a współpraca jest efektywna i miła. Z innymi jest wręcz odwrotnie.

Z pewnością nie jesteś zadowolony, gdy osoba, z której usług korzystasz nie jest przyjemna w kontakcie, denerwujesz się, gdy jest niekompetentna. To wszystko pewnie możesz jeszcze przeboleć. Co jednak zrobić, jeżeli to Twoi klienci mają złe odczucia lub doświadczenia ze współpracy z Tobą? Jak tego uniknąć?

Poniżej wypisałam kilka podstawowych zasad dobrej współpracy. Mają znaczenie nie tylko w pracy Wirtualnej Asystentki czy Wirtualnego Asystenta, ale tak naprawdę w każdej pracy, która wiąże się z kontaktem z ludźmi.

Wirtualna Asystentka – Ustalenie zasad i zakresu współpracy

W pierwszej kolejności ustal zasady i zakres współpracy. Klient powinien być dokładnie poinformowany jakie zadania może Ci zlecić, w jaki sposób się z Tobą komunikować i w jakim terminie może spodziewać się efektów. Uważam że nie ma nic gorszego od niezrozumienia i niespełnionych oczekiwań. Dlatego tak ważne jest, żeby bardzo dokładnie omówić kwestie organizacyjne już na samym początku współpracy.

Jeżeli coś nie leży w zakresie Twoich usług, to nie jest nic złego – nie można być specjalistą we wszystkim. 😊 Należy jednak poinformować klienta, jakie zadania może Tobie delegować, a jakie nie leżą w zakresie Twoich kompetencji. Zapewniam Cię, że klient będzie zadowolony, jeżeli od początku otrzyma od Ciebie jasną i rzetelną informację. Dodatkowo dzięki takiej „grze w otwarte karty” unikniesz krępujących tłumaczeń w trakcie współpracy.

Jest jeszcze jedna ważna kwestia – jeżeli specjalizujesz się w jakiejś dziedzinie, a mimo to wykonanie zadania z jej zakresu sprawia Ci niemały kłopot, to zastanów się, czy na pewno masz wszystkie informacje potrzebne do wykonania tego zadania. Z mojego doświadczenia wynika, że właśnie w tym tkwi problem, kiedy utknę z pracą. W takiej sytuacji nie zwlekaj, skontaktuj się z klientem i dopytaj o założenia, których potrzebujesz.

Organizacja pracy, terminowość

Postaw na organizację. Nie dasz rady wszystkiego zapamiętać i nie musisz tego robić – zapisuj. Pomocne w tym przypadku będą wszelkiego rodzaju programy czy systemy pomagające w organizacji zadań i projektów. Ja szczerze polecam Asanę. Zapisuję w niej wszystko – notatki z rozmów, ustalenia z klientami, otrzymane założenia czy terminy wykonania prac. Dzięki temu nie ucieknie mi nic, co jest ważne.

Z pewnością nie muszę tłumaczyć jak ważne jest to, aby efekt pracy odpowiadał ustalonym wytycznym i jak istotne jest dotrzymywanie terminów. Bez dobrej organizacji pracy nie da rady tego osiągnąć.

Profesjonalizm

To kolejna cecha, którą należy w sobie wyrobić i pielęgnować. W szczególności osoby temperamentne i emocjonalne mogą mieć z tym problem. Czasem klient daje w kość, a czasem ma po prostu gorszy dzień. Zdarza się, że i Ty możesz mieć zły humor – jesteśmy tylko ludźmi. 😊

Jednak to wszystko nie powinno w żaden sposób wpływać na sposób komunikacji i jakość Twojej pracy. Jeżeli Twój klient jest niemiły, to w niczym nie pomożesz, jeżeli również przyjmiesz jego postawę. Prędzej zjednasz go sobie i szybciej wykonasz dla niego zadania, jeżeli pozostaniesz kompetentny, profesjonalny i nie pozwolisz sobie na uszczypliwości.

Pamiętaj też o tym, żeby nie pozwolić sobie wejść na głowę. Jeżeli Twój klient zachowuje się w sposób dla Ciebie nieakceptowalny to wyjaśnij to szybko. Przykładowo telefony o 20:00 czy w weekendy nie są czymś, na co musisz się godzić. Wiadomo – od każdej reguły są wyjątki, jednak granice ustal od razu gdy pojawi się problem.

Wirtualna Asystentka – Stały kontakt

Pozostań ze swoimi klientami w stałym kontakcie, to bardzo ważne. Zastanów się, jak bardzo irytujesz się, gdy nie masz od kogoś informacji zwrotnej. Mało jest ludzi cierpliwych, ja też do nich nie należę (wciąż z tym walczę! 😊) i nie każdy będzie ze spokojem czekał trzy dni na odpowiedź na maila.

Jasne jest, że nie zawsze masz czas, żeby odpowiedzieć na wiadomość tego samego dnia, w którym przyszła. Ja robię w ten sposób: odpisuję, że dziękuję za wiadomość oraz informuję, że odniosę się do niej np. następnego dnia. Klient nie poczuje się zlekceważony, a ja zyskuję czas, żeby spokojnie zastanowić się nad odpowiedzią.

Mam nadzieję, że mój wpis pomoże Ci w polepszeniu lub podtrzymaniu dobrych relacji z klientami. Jeżeli któraś, w kwestii, którą poruszyłam wymaga u Ciebie poprawy, to nie zamartwiaj się tym. Najważniejsze, że potrafisz zidentyfikować swój problem i wiesz, że trzeba nad nim popracować – nie ma lepszej drogi do sukcesu.